Obsah z Kerio.com bude přemístěn na GFI.com 1.května 2019
"Samepage nám pomohla vyřešit celý document management system. Velkým přínosem je verzování souborů, ochrana souborů proti smazání či jednoduše nastavitelná přístupová práva, díky kterým se nebojíme do Samepage pustit i našich 127 prodejen."
- Jiří Vopava, IT Manager, COOP Jednota
Jednota, spotřební družstvo v Hodoníně patří do sítě samostatných firem v rámci značky COOP. Navazuje na Hodonínsku na tradici z 19. a 20. století v maloobchodním prodeji potravin, nápojů, průmyslového a drogistického zboží denní potřeby. Po spojení s Jednotou, spotřebním družstvem v Novém Jičíně (v roce 2014), pracuje ve firmě 750 zaměstnanců, kteří se na 127 prodejnách starají o denní spotřebu svých zákazníků.
„V Jednotě v Hodoníně působím 4 roky a můj nástup byl spojený s rozsáhlým rozšířením ICT na všechny naše pobočky. Tehdy se na prodejnách nasazovaly počítačové pokladny a bylo potřeba navrhnout a zprovoznit celou novou ICT infrastrukturu firmy,“ říká o svých začátcích Ing. Jiří Vopava, který do Jednoty přišel po působení v ICT společnostech.
Na prodejnách má nyní Jednota vedle počítačových pokladen také vždy po jednom počítači online. Počítačová síť zvládá také BYOD, který využívá přibližně 50 uživatelů v administrativních budovách, které má Jednota dvě – po letošním spojení s Jednotou v Novém Jičíně.
„Nasazení Samepage bylo pomyslnou sladkou tečkou na konci celé změny ICT infrastruktury,“ říká Jiří Vopava a upřesňuje: „Potřebovali jsme tehdy nahradit klasický souborový systém z Windows produktem, který by nás všechny dokázal propojit. Navíc jsme řešili problém se zabezpečním přístupu k jednotlivým souborům a ochranu proti nechtěným úpravám či dokonce smazání. V oblasti komunikace jsme zase naráželi na problém klasických emailů, ve kterých se ztrácela historie celé komunikace.“
„Vybírali jsme ze dvou produktů – MS SharePoint a Samepage (tehdy Kerio Workspace). Už počáteční 14denní testování s několika uživateli mi pomohlo rozhodnout se. Služba Samepage byla velmi jednoduchá, kompaktní a hlavně srozumitelná. A právě to jsme potřebovali pro naše uživatele na prodejnách, kteří s ICT nemají tolik zkušeností,“ vysvětluje Jiří Vopava.
Jemu samotnému trvalo proniknutí do Samepage necelé 2 dny, a to i s pokročilejšími funkcemi. Samepage si přitom vyzkoušel v dostupné trial verzi.
„Celý přechod na Samepage trval pouhé 2 dny, z nichž většinu zabralo školení uživatelů. Jednomu z nich přitom stačilo v průměru dvouhodinové školení. Překvapilo mě, jak rychle si Samepage osvojili uživatelé, kteří do té doby byli zvyklí na klasický souborový systém. Pasivní uživatele z našich prodejen jsme neškolili přímo, ale připravili jsme pro ně videonávod. U nich mě zase překvapilo, jak jednoduše si zvykli na umístění dokumentů v cloudu,“ říká Jiří Vopava.
„Nejdůležitější bylo hned na začátku navrhnout správnou strukturu Samepage podle toho, jak ji budeme používat. To doporučuji každému, kdo by se pro ni rozhodl. Měnit její strukturu za provozu sice je technicky možné, ale může to znamenat dezorientaci pro uživatele,“ upozorňuje Jiří Vopava. Pokud by se vám i tak nepodařilo strukturu definovat správně hned na začátku, samotná Samepage zachovává správné odkazy, i když změníte její strukturu či jména stránek – z technického hlediska tak změna struktury nenarazí na nefungující odkazy.
„Při nasazení jsme dokonce nepotřebovali ani pomoc Keria, jak bylo jednoduché. Kerio nám vlastně pomáhalo jen při migraci ze staršího Kerio Workspace na Samepage – jeden z rozdílů mezi nimi byl totiž v umístění dat – Kerio Workspace využívalo data na lokálních discích, Samepage využívá pohodlnějšího cloudu. To pro nás znamenalo velkou úlevu, neboť se už staráme jen o uživatele, nikoli o správu IT, ve kterém jsou data uložena,“ dodává Jiří Vopava.
„Samepage nám pomohla vyřešit celý document management system. Velkým přínosem je verzování souborů, ochrana souborů proti smazání či jednoduše nastavitelná přístupová práva, díky kterým se nebojíme do Samepage pustit i našich 127 prodejen. S nimi jsme mohli začít centrálně komunikovat. V Samepage najdou všechny důležité firemní předpisy, legislativu, interní newslettery informující o novinkách ve firmě a hlavně multimediální návody, které mají integrované diskuse pro další dotazy,“ popisuje situaci ve firmě Jiří Vopava.
Samepage využívá Jednota i pro zápisy z porad a pro řízení projektů, v nichž už najdou uživatelé vše podstatné na jednom místě a nemusí hledat informace v emailech: „Asi nejzávažnějším případem za dobu používání Samepage bylo nechtěné smazání 300 souborů v archivu s fakturami. Díky Samepage jsme vše mohli vrátit do původního stavu a zjistit, kdo tyto soubory smazal,“ říká Jiří Vopava.
„V tuto chvíli využívá Samepage asi 50 aktivních uživatelů a 150 těch pasivnějších, kteří mají práva ke čtení a k diskusím. Propojení s ostatními aplikacemi je přitom v Samepage jednoduché – můžeme odkazovat přímo hyperlinkem kamkoli v rámci naší sítě. Uživatelé pak nemusí řešit, kde přesně se daný dokument nachází,“ dodává Jiří Vopava.
„Samepage se dostalo do našeho zorného pole i díky předchozí velmi dobré zkušenosti s produkty Keria – tehdy to byly produkty Kerio Connect a Kerio Control. Když si uvědomím, v jakém rozsahu nám dnes pomáhá jednoduše s komunikací ve firmě plné uživatelů neznalých ICT, pak vím, že to bylo správné rozhodnutí,“ uzavírá Jiří Vopava.
